Generell gliedert sich die Verantwortung im Tagesgeschäft des Vereins in zwei Bereiche: Vorstand & Funktionen
Vorstand
Der Vorstand wird von den 6 Personen, die bei der letzten Generalversammlung (GV), aus den (außer-)ordentlichen Mitgliedern durch einfache Mehrheit gewählt wurden, gebildet.
Er trifft alle Entscheidungen des Tagesgeschäfts und kümmert sich um den Fortbestand des Vereins.
Für Besprechungen sind in der Regel 1 Stunde pro Woche einzuplanen.
Obmann und Obmann-Stellvertreter
Sie vertreten den Verein nach außen. Praktisch gesehen bedeutet das, dass sie Kontakte knüpfen, Öffentlichkeitsarbeit machen, Anfragen bearbeiten und sich um alles andere kümmern, dass nicht in die Bereiche der anderen Vorstands-Mitglieder fällt.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind mindestens 1 bis 2 Stunden pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Kassier und Kassier-Stellvertreter
Das Führen des Kassenbuchs und finanziellen Geschäfte sowie das Betreuen des Vereinskontos sind die Hauptaufgaben des Kassiers und seines Stellvertreters. Sie verwalten überdies hinaus die Belege und erfassen das Vereinsvermögen.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind mindestens 1 bis 2 Stunden pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Einige der Tätigkeiten können auch am Stück, einmal im Monat, durchgeführt werden.
Schriftführer und Schriftführer-Stellvertreter
Kümmern sich um die schriftlichen Ausfertigungen und den generellen Schriftverkehr des Vereins.
Dazu gehören das Erstellen von Werbemitteln, das Pflegen der Webauftritte und das Führen aller notwendigen Protokolle.
Sie sind normalerweise auch der erste Ansprechpartner für Mitglieder und externe Kontakte.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind mindestens 1 bis 2 Stunden pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Rechnungsprüfer
Überprüfen und Bestätigen im Wesentlichen die vom Kassier und Kassier-Stellvertreter getätigten Geschäfte und die Richtigkeit der finanziellen Aufzeichnungen.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind mindestens 1 bis 2 Stunden pro Monat an benötigter Zeit einzuplanen.
Einige der Tätigkeiten können auch am Stück, einmal im Monat, durchgeführt werden.
Funktionen
Die Funktionen werden aus den (außer)ordentlichen Mitgliedern durch den Vorstand bestimmt und sind an einen genau definierten Aufgabenbereich gebunden.
Bibliothekar und Hilfsbibliothekar(e)
Die ordentliche Nutzung und die Verwaltung der Bibliothek obliegt dem Bibliothekar und seinen Gehilfen. Der Bibliothekar kann hierfür nach Absprache mit dem Vorstand, weitere Hilfsbibliothekare benennen, die ihn bei seiner Arbeit unterstützen.
Zu seinen Aufgaben gehören das Führen eines Bibliotheksverzeichnisses, der Verleih und die Rückgabe der Regelwerke sowie das Einheben von Gebühren und Strafen.
Zusätzlich kümmert er sich eigenständig um die Anschaffung von Werken und das Komplettieren unserer Sammlung.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind mindestens 15 bis 30 Minuten pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Zusätzlich sollten weitere 1 bis 2 Stunden pro Monat eingeplant werden.
Lagerist und Hilfslagerist(en)
Der Lagerist kümmert sich um die ordentliche und ökonomische Führung des Lagers und stellt sicher, dass die Mitglieder im Vereinslokal ein volles Sortiment vorfinden.
Er kann hierfür, nach Absprache mit dem Vorstand, weitere Hilfslageristen benennen, die ihn bei seiner Arbeit unterstützen.
Zu diesen Arbeiten zählen in erster Linie die regelmäßige Beschaffungen aus dem Großhandel und die Inventur sowie die Kontrolle der Haltbarkeit und Hygiene bei den Waren.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind mindestens 1 bis 2 Stunden pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Zusätzlich sollten weitere 2 Stunden pro Monat für die Inventur eingeplant werden.
Schlüsselträger
Die Schlüsselträger werden aus den (außer)ordentlichen Mitgliedern durch den Vorstand bestimmt.
Sie haben die Aufgabe den Zugang zum Vereinslokal zu ermöglichen, die Einhaltung der Hausordnung sicherzustellen und auf die richtige Tagesabrechnung zu achten.
Personen, welche uns zum Ersten mal im Vereinslokal besuchen, werden ebenfalls durch die Schlüsselträger informiert.
Wenn mehrere Schlüsselträger an einem Tag im Lokal sind, können sich diese die Aufgaben teilen.
Üblich ist, dass ein Schlüsselträger aufsperrt und ein Anderer das Lokal schließt.
Für das Öffnen & Schließen des Vereinslokals, so wie die anderen anfallenden Tätigkeiten sind jeweils 15 bis 30 Minuten pro Spieltag einzuplanen.
Spezielle Verwendung
Je nach Situation oder Aufgabe gibt es Mitglieder die für eine spezielle Verwendung ausgewählt oder bestimmt werden.
Convention Organisator
Ist der Verein offiziell bei Veranstaltungen wie Conventions vertreten, so kümmert sich der Convention Organisator um die Einhaltung der Auflagen des Veranstalters und um die Aufteilung der Convention Mitarbeiter zur Erfüllung von allfälligen Aufgaben.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind bis zu 8 Stunden am Tag der Veranstaltung und 1 bis 2 Stunden pro Woche zur Planung an benötigter Zeit einzuplanen
Convention Mitarbeiter
Mitglieder und vereinsnahe Personen melden sich gerne Freiwillig, um gemäß den Vorgaben des Convention Organisators für den Verein im Rahmen einer Convention tätig zu sein.
Die Aufgaben reichen von Logistik wie dem Transportieren der notwendigen Mitteln, über die Betreuung des Standes bis zum Spielleiten an Spieltischen.
In der Vorbereitung sind pro Event in der Regel mindestens 2 Stunden an benötigter Zeit einzuplanen.
Während der Veranstaltungen sind üblicherweise 4 Stunden zusätzlich notwendig.
Es ist im Normalfall nicht notwendig an allen Veranstaltungstagen mitzuhelfen.
Convention Mitarbeiter bekommen die Vereins-T-Shirts zum halben Preis und dürfen normalerweise außerhalb ihrer Pflichten die Veranstaltung genießen.
Einkäufer
Mitglieder, die sich dazu bereit erklärt haben, den Lageristen und den Vorstand mit notwendigen Einkäufen zu unterstützen.
Diese Hilfe kann einmalig, auf bestimmte Zeit oder auch nur Fallbezogen angeboten werden.
Für Einkäufe im Einzelhandel sind 15 bis 45 Minuten, bei Einkäufen im Großhandel zwischen 1 und 3 Stunden einzuplanen.
Inventurhelfer
Mitglieder, die sich dazu bereit erklärt haben, dem Lageristen, Bibliothekar und dem Vorstand bei einer allfälligen Inventur zu helfen.
Diese Hilfe kann einmalig, auf bestimmte Zeit oder auch nur Fallbezogen angeboten werden.
Für eine Inventur des Warenlagers oder von einigen Neuzugängen in der Bibliothek sind 1 bis 2 Stunden einzuplanen.
Alle anderen Inventuren (gesamte Bibliothek, Inventar) werden Fallbezogen mit den Freiwilligen abgestimmt.
Fachliche Betreuung
Wer krank ist, geht zum Arzt, mit einem kaputten Auto fährt man zum Mechaniker. Die Mitglieder in dieser Rubrik kümmern sich um Bereiche des Vereinslebens die von ihren speziellen Kenntnissen profitieren.
Medienarbeiter
Kümmern sich um die Verteilung von Informationen auf einer Plattform (wie Facebook, Meetup, Instagram) und unterstützen so den Vorstand.
Je nach anfallenden Tätigkeiten sind 30 bis 60 Minuten pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Webmaster
Kümmert sich um das Hosting, den Betrieb und die Weiterentwicklung der Webseite des Vereins.
In der Regel sind 1 bis 2 Stunden pro Woche an benötigter Zeit einzuplanen.
Forenadministrator
Kümmert sich um Anliegen der Forenbenutzer, räumt die Beiträge und Kommentare auf und stellt sicher, dass die etablierten Prozesse eingehalten werden.
In der Regel sind 1 bis 2 Stunden pro Monat an benötigter Zeit einzuplanen.
